Mercateam

Vue d'ensemble

Mercateam est une plateforme SaaS qui aide les industriels à gérer les plannings d'affectation au poste ainsi que les compétences des opérateurs sur les lignes de production. Le produit permet également le suivi de formation, la polyvalence des équipes, les entretiens annuels et la création et suivi d’instructions au poste.

Je rejoins l’entreprise en 2022 pour travailler sur la discovery, la recherche, les parcours utilisateurs, l’interface globale et le design system du produit, pour faire de Mercateam la référence en terme d’outil terrain pour les professionnels de l’industrie.

Découvrez ci-dessous une sélection de projets sur lesquels j’ai eu l’opportunité de travailler.

Contexte

Dans une usine, la production est pilotée à partir d’objectifs précis : volumes à atteindre, délais à respecter, contraintes opérationnelles à absorber. Pour y répondre, il est nécessaire de traduire ces objectifs en charge de travail, en tenant compte des tâches à réaliser, des temps associés et des aléas possibles.

En parallèle, les équipes disposent d’une capacité limitée, qui dépend du nombre d’opérateurs disponibles, de leurs compétences, de leurs horaires et des contraintes terrain. Toutes les ressources ne sont pas interchangeables, et la capacité réelle varie en permanence.

Construire un planning revient donc à équilibrer en continu la charge et la capacité : affecter les bonnes ressources au bon moment, ajuster les priorités et anticiper les écarts. Cet équilibre permet non seulement de sécuriser les objectifs de production, mais aussi de maintenir une organisation fluide et réaliste au quotidien.

Problématique

Pour les responsables d’équipe, construire un planning ne se limite pas à répartir des ressources : il s’agit d’anticiper des situations en constante évolution. Entre les absences prévues (congés, formations) et les imprévus du quotidien (maladie, retard, départ anticipé), la capacité réelle de l’équipe peut varier fortement d’un jour à l’autre, voire d’une heure à l’autre, et les chefs d’équipe doivent alors se montrer réactifs, au risque de mettre en péril les objectifs de production.

Cette variabilité rend difficile la détection des déséquilibres à venir : certains postes critiques peuvent se retrouver sous-capacitaires sans que cela soit immédiatement visible lors de la planification. Identifier ces “trous dans la raquette” demande de croiser de nombreuses informations — compétences, disponibilités, priorités de production — souvent dispersées.

Au quotidien, la difficulté est aussi d’agir rapidement lorsqu’un aléa survient. Une absence imprévue peut désorganiser l’ensemble d’une ligne de production, et nécessite de ré-affecter en urgence les ressources disponibles, parfois en faisant des compromis. L’enjeu est alors de rétablir au mieux la capacité, tout en limitant l’impact sur la production et sans dégrader l’équilibre global de l’équipe.

Voici les principaux points de friction qui ont été relevés lors des recherches utilisateurs :

Manque de visibilité fiable sur la capacité réelle

Les responsables peinent à avoir une vision claire et à jour de leur capacité réelle. Cela crée un écart constant entre ce qui est planifié et la réalité terrain, avec une forte dépendance à la connaissance individuelle.

Difficulté à équilibrer charge & capa

Construire un planning équilibré est complexe : il faut traduire les objectifs en charge, la confronter à la capacité, et détecter en amont les déséquilibres ou postes non couverts. L’anticipation des absences et des besoins reste limitée, rendant la planification fragile et souvent incomplète.

Gestion sous pression des aléas au quotidien

Les imprévus (absences de dernière minute, changements de priorité) imposent des ajustements rapides, souvent avec peu de visibilité et sans outils adaptés. Les responsables doivent réagir dans l’urgence, tester des solutions de manière empirique et arbitrer sous contrainte, ce qui génère une forte charge mentale et des décisions parfois peu optimales.

Objectifs

À partir de ces constats, plusieurs objectifs produit ont été définis afin d’améliorer la gestion de la charge / capa en accord avec les process et la réalité terrain des chefs d’équipe :

Donner une vision fiable et actionnable de la capacité

Permettre aux responsables d’équipe d’accéder à une vue centralisée, à jour et exploitable des disponibilités, des compétences et des absences, afin de réduire l’incertitude et d’aligner la planification avec la réalité terrain.

Sécuriser et faciliter la planification

Aider à construire des plannings robustes, en rendant visibles les déséquilibres entre charge et capacité, en anticipant les risques (postes non couverts, absences) et en facilitant les arbitrages pour atteindre les objectifs de production.

Permettre des ajustements rapides

Donner les moyens de réagir simplement aux imprévus, en identifiant rapidement les impacts et en facilitant la réaffectation des ressources, afin de rétablir la capacité avec un minimum de friction et de charge mentale.

Process

Synthèse et hiérachisation

En étroite collaboration avec la Product Manager en charge du projet, nous avions pour coutume de structurer et de hiérarchiser les informations récoltées afin de créer une liste de users stories claires et concrètes, afin d’esquisser les bonnes directions à emprunter et ainsi anticiper sainement la phase d’idéation imminente. Cela semble tomber sous le sens, mais même en tant que senior, les biais sont toujours existants et il me semblait toujours judicieux de fonctionner en binôme avec nos expertises et notre propre compréhension du sujet pour mieux avancer et poser les fondations du projet. Pour se faire, je préparais généralement des ateliers d’Affinity mapping ou de Problem framing pour correctement nous approprier le sujet, et définir proprement les objectifs majeurs du projet (voir ci-dessus.)

Voici quelques-uns des verbatims reformulés en user stories sur lesquelles j’ai pu ensuite baser mon étape d’idéation :

En tant que

responsable d’équipe

Je souhaite

visualiser en un seul endroit les disponibilités, compétences et absences de mon équipe

Afin

de comprendre rapidement ma capacité réelle et prendre des décisions fiables.

En tant que

responsable d’équipe qui peux faire des erreurs

Je souhaite

voir immédiatement l’impact d’une absence imprévue ou d’une surcharge et les alternatives possibles

Afin

de ré-affecter rapidement les ressources et rétablir la capacité avec un minimum de perturbation.

En tant que

responsable d’équipe

Je souhaite

pouvoir (ré)affecter plus rapidement et plus facilement des collaborateurs en cas de problème, sans changer de fonctionnalité

Afin

de gagner du temps et de toujours m’y retrouver au sein d’un planning conséquent

Idéation

Dans le meilleur des cas, nous essayions avec la PM d’intégrer deux développeurs de l’équipe susceptibles de travailler sur le sujet, un front et un back, pour les faire participer à des ateliers d’idéation ou a minima leur faire un contre-rendu de ces ateliers avant de passer à la phase de design. Généralement, les intégrer dans la définition des user flows permettait déjà de lever le voile sur des zones d’ombre techniques mais nécessaires à prendre en compte pour le bon déroulé de la création. En effet, nous avons souvent grâce à cette méthode évité d’emprunter des chemins UX trop complexes (comprendre : trop coûteux) et qui auraient pu mettre en péril la roadmap annuelle et donc retarder ou compliquer d’autres sujets.

Lors de nos ateliers et autres réunions, nous avons donc choisi de mettre en place les fonctionnalités suivantes :

Optimiser l’UX d’édition de la charge

Permettre au responsable d’éditer à tout moment les paramètres de charge, en masse ou à la maille d’un poste précis, afin de rapidement adapter sa planification aux objectifs de production et mieux visualiser les situations à risque.

Création de récapitulatifs et d’alertes sur chaque poste

Pour chaque poste, à la maille de l’horaire, du jour, de la semaine, ou du mois : proposer un encart qui résume la charge et la capacité sur le dit poste, avec une alerte détaillée en cas d’affectation manquante ou de surcharge potentielle.

Optimiser le parcours d’affectation

Éviter à l’utilisateur de naviguer entre différentes pages et pop-overs pour effectuer plusieurs fois des actions similaires en lui proposant de (ré)affecter ses collaborateurs directement depuis une seule interface destinée aux situations à régulariser.

Solution

Optimisation de l’UX d’édition de la charge : jusqu’alors, la charge était importée de façon brute avec un fichier Excel, ce qui est certes pratique pour de petites équipes au fait d’une production avec peu d’aléas (ce qui cependant reste somme toute assez rare.)

Permettre à l’utilisateur d’éditer en masse et ponctuellement la charge d’un ou de tous les postes / sous-postes d’une équipe lui donne plus de flexibilité et l’aide à structurer rapidement la préparation de ses prochains plannings en fonction des conditions réelles.

Création de récapitulatif et d’alerte par poste : permettre à l’utilisateur d’afficher ou non les récapitulatifs pour chacun des postes de production, afin de visualiser rapidement les affectations manquantes et autres erreurs telle que des surcharges potentielles.

Optimiser le parcours d’affectation : faire en sorte que l’utilisateur n’ait pas besoin de multiplier ses actions et ses parcours pour rectifier les erreurs d’affectation. En MVP, le clic sur les différentes datas ouvrent simplement un drawer avec les détails des situations à résoudre (affectations manquantes, surcharges) mais aussi le détail de ses collaborateurs disponibles et prêts à être affectés sur des postes vacants. Post MVP, l’Ux permet d’aller plus loin : l’utilisateur est en mesure de modifier les affectations en conséquence directement depuis ce drawer, sans avoir à le fermer pour ensuite passer par le parcours classique d’affectation. Tout se fait rapidement depuis le même espace, pour plus de clarté et donc une meilleure organisation, un poste après l’autre.

Exemple : sur l’écran ci-dessous, plusieurs situations problématiques sont à résoudre sur le Poste 1. Initialement, la production avait besoin de trois personnes sur le shift du Soir, mais suite à des changements, le Poste 1 n’avait besoin plus qu’une d’une personne le Matin et d’une personne l’Après-midi, mais aucune sur le shift du Soir. L’utilisateur rapidement s’en rendre compte et corriger le problème avec les ressources dont il dispose :

Impact et résultats

Quelques retours des utilisateurs et mesures de succès après l’implémentation :

30% à 80% de temps gagné sur la réalisation des plannings

30% chez SEB, 66% chez Berry Global, 80% chez Dior

Gain d’une journée par semaine sur la réalisation du planning

Donnée récoltée notamment auprès de Dior

“On arrive enfin à éviter le sur-staffing”

Verbatim de Dior et de Bonduelle

-25% de temps passé sur de l’administratif

Et redirection de ce temps gagné vers du temps d’accueil pour les saisonniers (Bonduelle)

“On passe beaucoup moins de temps à faire du reporting, on voit désormais en un coup d’oeil qui n’est pas là, et où il y a un problème à résoudre”

Retour partagé par tous les clients qui ont adopté la solution

"Ce qu'on déployait en 3 mois avant est désormais faisable en 1 seul"

Verbatim de Valrhona

Contexte

Dans une usine, les opérateurs ne sont pas immédiatement capables d’occuper tous les postes : chaque machine, chaque tâche et chaque environnement de travail nécessite des compétences spécifiques et un certain niveau de maîtrise. Pour cette raison, les entreprises mettent en place des parcours de formation progressifs, qui permettent aux opérateurs d’apprendre à utiliser de nouveaux équipements, à respecter les procédures et à gagner en autonomie.

Ces formations sont essentielles pour garantir la sécurité, la qualité de production et la flexibilité des équipes. Plus un opérateur est formé à différents postes, plus il peut être mobilisé en cas de besoin. À l’inverse, un manque de formation peut rapidement devenir un frein, en limitant les possibilités d’affectation et en fragilisant l’organisation globale de la production.

Problématique

La gestion des formations en usine soulève plusieurs difficultés concrètes pour les responsables d’équipe et les RH. Elle peut rapidement devenir chronophage, notamment lorsqu’il faut relancer plusieurs fois les mêmes formations à l’échelle d’un périmètre entier. En parallèle, il est souvent difficile de savoir où en est chaque opérateur : qui est en cours, qui a besoin d’accompagnement, ou qui n’a simplement pas validé une étape, bloquant ainsi sa montée en compétence et donc son affectation aux postes où il est attendu.

La complexité augmente avec le nombre de postes, d’équipes et de compétences à couvrir, rendant peu lisible l’identification des priorités et des urgences, pourtant essentielles pour garantir la production, la sécurité et la conformité. Des “trous dans la raquette” apparaissent fréquemment, en particulier lors des onboardings, où les nouveaux arrivants doivent être formés sur des normes de sécurité avant d’être pleinement opérationnels.

Enfin, l’anticipation des audits reste difficile : les informations sont souvent dispersées entre différents outils et supports, ce qui complique le suivi, la traçabilité et l’accès rapide aux données nécessaires.

Voici les principaux points de friction qui ont été relevés lors des recherches utilisateurs :

Outil de lancement de formation peu optimisé pour de larges périmètres

Lancer et suivre des formations à grande échelle est chronophage : ce sont parfois des dizaines, voire des centaines de collaborateurs qui devront suivre la même formation, au même niveau, et sur la même période. Conséquence : les responsables passent des heures à faire le même parcours pour chacun des collaborateurs à former.

Manque de visibilité sur la progression des formations

Il est difficile de savoir précisément où en est chaque opérateur dans son parcours : entre formations en cours, validations manquantes ou besoins d’accompagnement, la progression manque de lisibilité et retarde la montée en polyvalence ; il est tristement fréquent que trop de formations soient en attente de validation, car le premier signataire (le formateur) a oublié de valider, empêchant ainsi les autres (responsables RH) de le faire. Qui plus est, la V1 actuelle de l'interface des Formations n'offre pas un niveau de détails assez élévé au premier coup d'oeil, et force les utilisateurs à cliquer sur la formation pour vérifier sa progression ; ce qui est très lourd quand des centaines de formations sont en cours.

Difficulté à prioriser les besoins de formation

Avec la multiplicité des postes et des équipes, identifier les priorités de formation devient complexe, alors même que certains manques peuvent impacter directement la production, la sécurité ou la conformité.

Onboarding difficiles à organiser et à tracer

Avant de pouvoir être opérationnels sur le terrain, les collaborateurs doivent terminer leur onboarding et donc valider plusieurs formations liées à la sécurité et aux risques divers. Il est compliqué de différencier cette catégorie de collaborateurs. De plus, certains responsables s'occupent de plusieurs catégories de collaborateurs issus d'équipes différentes, et peuvent aujourd'hui difficilement visualiser leur progression au sein d'un même espace. En conséquence, les oublis et autres trous dans la raquette constituent un risque très dangereux pour toute l'usine si un collaborateur est envoyé trop tôt en production (risques d'accidents et de graves sanctions lors des audits.)

Données dispersées et audits difficiles à anticiper

Les données liées aux formations sont souvent dispersées, rendant difficile leur traçabilité et l’anticipation des audits, qui nécessitent pourtant un accès rapide à des informations fiables et consolidées.

Objectifs

À partir de ces constats, plusieurs objectifs produit ont été définis afin d’améliorer l'anticipation et la gestion des formations en accord avec les process et la réalité terrain des personnes concernées :

Simplifier et industrialiser le déploiement des formations

Permettre de lancer, suivre, éditer et valider facilement des formations à grande échelle, en limitant les actions manuelles et en assurant une bonne diffusion de l’information auprès des opérateurs.

Donner une visibilité claire sur la progression des formations

Offrir une vue fiable et à jour de l’avancement de chaque opérateur, afin d’identifier rapidement les blocages, les besoins d’accompagnement et les validations manquantes.

Structurer et sécuriser les parcours d’onboarding

Faciliter la mise en place de parcours de formation clairs et suivis, pour garantir que chaque nouvel arrivant devienne opérationnel rapidement et sans oubli.

Centraliser la donnée et fiabiliser la traçabilité

Regrouper les informations liées aux formations afin de faciliter le suivi, la conformité et l’anticipation des audits.

Process

Synthèse et hiérachisation

En tant que

responsable d’équipe

Je souhaite

lancer une formation en masse sur plusieurs collaborateurs à la fois

Afin

de gagner du temps et éviter de lancer 100 fois la même formation

En tant que

responsable d’équipe / RH

Je souhaite

ne pas avoir à entrer dans une formation pour vérifier sa progression

Afin

de savoir rapidement qui prend du retard sur sa validation et pourquoi

En tant que

responsable RH

Je souhaite

que tous les signataires avant moi valident la formation dans les temps

Afin

que je puisse rapidement délivrer les autorisations de conduite aux collaborateurs pour que l'usine soit en règle lors des audits

En tant que

responsable d'équipe

Je souhaite

voir rapidement les postes où il est urgent de (re)former les collaborateurs

Afin

d'affecter correctement les bonnes personnes aux bons postes et ne pas mettre en péril les objectifs de production

En tant que

responsable d'équipe / RH

Je souhaite

lancer et suivre facilement un plan de formation précis sur un périmètre particulier

Afin

de mieux m'y retrouver, d'éviter les trous dans la raquette, et de respecter les process de sécurité

En tant que

responsable d'équipe / RH

Je souhaite

exporter facilement les formations validées d'un ou de plusieurs collaborateurs au cours d'une période de mon choix

Afin

de passer correctement et facilement les audits, qu'ils soient anticipés ou non

Idéation

Gestion en masse des formations

Permettre à l'utilisateur de lancer, éditer, et supprimer en masse des formations sur plusieurs collaborateurs à la fois.

Meilleure visualisation de la progression des formations

Afficher dès l'écran d'accueil des Formations la progression détaillée de chacune des formations en cours, et permettre à l'utilisateur de filtrer efficacement ce qu'il souhaite visualiser.

Meilleure visualisation de la polyvalence des collaborateurs sur les postes à risques

En s'inspirant du code couleur des compétences et habilitations validées / expirées / en cours de formation, proposer une nouvelle UI plus précise sur la situation actuelle de chaque poste, à la maille de chaque collaborateur d'une équipe, pour montrer où le besoin de formation est le plus urgent.

Création de plans de formation personnalisés

Permettre à l'utilisateur de se fixer un objectif de montée en compétence en créant un plan de formation sur le périmètre de son choix, et non plus être cantonné à une équipe toute faite, et lancer des formations en masse depuis ce nouvel espace.

Envoyer des alertes aux signataires

Permettre à l'utilisateur d'envoyer des mails / notifications aux signataires qui tardent à valider des formations en attente afin d'accélérer les process.

Exporter les formations validées

Permettre à l'utilisateur d'exporter facilement les preuves de formations validées de certains collaborateurs lors d'une période précise, afin de les montrer aux inspecteurs lors des audits.

Solution

Gestion en masse des formations : jusqu'alors, l'utilisateur était obligé de répéter un grand nombre de fois la même action pour lancer une même formation sur X collaborateurs différents. Imaginons ensuite qu'il se soit trompé sur les dates, le niveau, ou même les référents de cette formation ; il devait alors tout corriger, un collaborateur après l'autre.

Il peut désormais rapidement lancer, éditer, ou supprimer en masse des formations, et gagner ainsi un temps considérable :

Affichage dès l'écran d'accueil des Formations la progression détaillée de chacune des formations en cours, et permettre à l'utilisateur de filtrer efficacement ce qu'il souhaite visualiser :

Meilleure visualisation de la polyvalence des collaborateurs sur les postes à risques. L'UX de la vue d'ensemble de l'équipe est optimisée pour lancer et éditer des formations directement depuis cette interface, sans avoir à repasser par l'interface principale Formations. L'UI de la vue par Postes est optimisée pour facilement identifier les postes à risque et former ainsi suffisamment de collaborateurs dans les temps :

Création de plans de formation personnalisés : les utilisateurs peuvent déjà via la fonctionnalité Pilotage se fixer des objectifs de formations et montée en compétence sur un périmètre personnalisé et non plus à la maille d'une équipe ou d'un seul collaborateur. Mais jusqu'alors, ils étaient contraints de lancer les formations une par une depuis cette interface. Ils peuvent désormais lancer des formations en masse directement depuis cet espace :

Envoyer des alertes aux signataires : l'utilisateur peut désormais envoyer des rappels aux personnes en charge de valider une formationn et susceptibles de ralentir le process de validation en cas d'oubli :

Exporter les formations validées : les utilisateurs peuvent désormais exporter en un clic les validations de formations dans le cadre des audits, sans perdre de temps à retrouver des certifications imprimées et rangées dans des classeurs :

Impact et résultats

Quelques retours des utilisateurs et mesures de succès après l’implémentation :

Gain d'une demi journée par semaine

Grâce à la digitalisation des formations et compétences au sein d'un seul et même espace (verbatim de Shiseido)

"Les compétences sont désormais révisées trimestriellement, et les besoins en formation ou renouvellements d’habilitations sont anticipés"

Verbatim de LVMH

"Nous avons une meilleure visibilité sur les compétences disponibles dans les équipes. Cela permet d’identifier rapidement les lacunes et les besoins en formation et de mieux organiser la montée en compétences des nouveaux entrants"

Verbatim de Valrhona

"En automatisant des processus auparavant chronophages, Mercateam a libéré un temps précieux pour les managers. Ils peuvent désormais se concentrer sur des tâches stratégiques comme l’innovation ou la mise en œuvre d’initiatives d’amélioration continue"

Verbatim de Valrhona

"L’outil permet d’identifier facilement les formations et habilitations expirées ou en retard, avec des alertes intégrées directement sur le planning. Cela garantit la sécurité et la conformité sur le terrain"

Verbatim de SEW Usocome

Polyvalence optimisée

"Ces fonctionnalités permetent de gérer la flexibilité entre mini-usines, et renforce l’agilité et la collaboration des équipes"

(Verbatim de SEW Usocome)

Contexte

Dans un environnement industriel, les entretiens annuels et professionnels sont des moments clés pour faire le point sur la performance, les compétences et l’évolution des opérateurs. Ils constituent également une obligation légale pour les entreprises, notamment pour le suivi des parcours professionnels et le développement des compétences.

Concrètement, ces entretiens impliquent souvent plusieurs acteurs (opérateur, manager, parfois RH) et s’appuient sur des informations variées : compétences, expériences passées, objectifs atteints ou à venir. Pourtant, leur préparation et leur suivi restent souvent peu outillés, avec des données dispersées et des processus parfois hétérogènes d’une équipe à l’autre.Ils représentent donc à la fois un levier important pour structurer la gestion des compétences et un exercice complexe à organiser efficacement à grande échelle.

Problématique

La gestion des entretiens annuels et professionnels en environnement industriel soulève plusieurs difficultés récurrentes. D’abord, leur organisation à grande échelle est souvent lourde et chronophage : planification, relances et coordination entre managers et RH reposent encore largement sur des outils peu adaptés, ce qui explique que les campagnes soient fréquemment en retard ou incomplètes.

La préparation des entretiens reste également limitée. Les trames sont souvent créées et manipulées sur des outils comme Word, jugés peu intuitifs et rapidement obsolètes. En parallèle, les managers et opérateurs ont rarement accès aux questions en amont, ce qui conduit à des entretiens mal ou non préparés et peu exploitables, et donc à une faible valeur pour les RH.

Le suivi et la gestion au quotidien sont eux aussi complexes. Une grande partie des processus repose encore sur du papier ou des fichiers dispersés, ce qui oblige à stocker, retrouver et consolider manuellement les informations. Pour les RH, qui peuvent gérer plusieurs dizaines de collaborateurs, cela rend difficile le fait de savoir qui a répondu, qui relancer, et où en est chaque entretien.

Enfin, les attentes évoluent vers des usages plus simples et centralisés : pouvoir tout créer, compléter, suivre et tracer en ligne, afin de croiser et fiabiliser les données, et faciliter à la fois le pilotage des campagnes et la conformité réglementaire.

Voici en résumé les principaux points de friction qui ont été relevés lors des recherches utilisateurs :

Outils de création et de gestion peu adaptés

Les personnes en charge de créer et mettre à jour les trames des entretiens ne sont pas toujours très à l'aise en informatique ; or leur création et leur mise à jour reposent souvent sur des outils rigides et peu intuitifs, et rendent donc cette tâche plutôt longue et pénible. Qui plus est, certaines trames deviennent obsolètes et il est parfois compliqués pour de nouveaux responsables de savoir lesquelles utiliser ou non.

Entretiens insuffisamment préparés

Les participants disposent rarement des éléments en amont, ce qui conduit à des échanges peu structurés et à des contenus parfois incomplets ou peu exploitables. En conséquence, les collaborateurs ne prennent pas assez au sérieux cette étape annuelle qu'ils estiment inutiles, et se sentent en conséquence peu pris en compte par leur hiérarchie.

Pilotage complexe des campagnes

À grande échelle, coordonner les entretiens devient difficile : manque de visibilité sur l’avancement, relances manuelles et difficulté à atteindre 100% de complétion dans les délais. Certaines personnes peuvent également quitter l'usine en cours de campagne, de façon temporaire ou définitive, ce qui peut fausser la progression et la complétion des entretiens.

Traçabilité, accès, et croisement des données limités

L’absence de centralisation complique l’accès rapide aux informations, leur fiabilité et leur exploitation, notamment dans des contextes de contrôle ou d’audit. Qui plus est, les utilisateurs de Mercateam aimerait n'avoir plus qu'une plateforme unique où tout gérer. Or, actuellement, il est très pénible de récupérer le contenu des précédents entretiens afin d'avoir un récapitulatif sur la vie en entreprise du collaborateur afin d'avoir une base concrète sur laquelle s'appuyer.

Fluidifier le suivi opérationnel

Centraliser le suivi des entretiens pour faciliter la gestion quotidienne, identifier rapidement les actions à mener et réduire la charge administrative.

Objectifs

À partir de ces constats, plusieurs objectifs produit ont été définis afin d’améliorer la préparation et la gestion des entretiens annuels et professionnels en accord avec les process et la réalité terrain des personnes concernées :

Simplifier la création et la gestion des trames

Proposer un outil flexible et intuitif pour créer, modifier et diffuser facilement les trames d’entretien, adapté aux besoins des équipes.

Optimiser la complétion des entretiens

Permettre aux managers et aux opérateurs d’accéder aux contenus en amont afin de favoriser des échanges plus qualitatifs et exploitables.

Faciliter le pilotage des campagnes

Offrir une vue claire de l’avancement des entretiens et simplifier la gestion des relances pour garantir des campagnes complètes et dans les délais. Permettre aux responsables RH de modifier le périmètre d'une campagne en cours de route afin de ne pas ralentir les process ni de fausser les données.

Optimiser le croisement et la fiabilité des données

Et éviter au maximum de se perdre dans différents outils ou différentes pages pour trouver ce que l'on cherche et effectuer des actions en lien avec l'entretien du collaborateur.

Process

Synthèse et hiérachisation

En tant que

responsable RH

Je souhaite

avoir un outil de création de trames intuitif et polyvalent

Afin

de créer et gérer facilement et efficacement plusieurs trames d'entretiens en amont des campagnes

En tant que

responsable RH

Je souhaite

lancer rapidement mes campagnes d'entretien sur un périmètre précis

Afin

d'être en conformité avec la réglmentation

En tant que

responsable RH

Je souhaite

voir facilement la progression d'une campagne, et voir rapidement qui n'a pas commencé, terminé, ni validé son entretien

Afin

que je puisse rapidement contacter les personnes concernées afin de terminer la campagne dans les temps

En tant que

responsable RH

Je souhaite

envoyer des rappels aux personnes en retard sur leur entretien ou validation de celui-ci

Afin

que la campagne puisse être terminée à 100% dans les temps

En tant que

responsable RH

Je souhaite

éditer facilement le périmètre d'une campagne lors d'un départ ou d'une absence de collaborateur

Afin

de ne pas perturber la complétion de la campagne dans les temps et de ne pas fausser les données

En tant que

responsable d'équipe / manager

Je souhaite

remplir certains éléments de l'entretien en toute confidentialité

Afin

de respecter la loi et la protection des données sensibles et privées

En tant que

personne en charge de valider les entretiens

Je souhaite

accéder facilement à un récapitulatif complet des entretiens et des formations de mon collaborateur

Afin

d'être en mesure de me baser sur du concret et de prendre les meilleures décisions pour bien l'accompagner

En tant que

personne en charge de valider les entretiens

Je souhaite

pouvoir rapidement mettre en place des actions pour mon collaborateur au moment de l'entretien

Afin

que notre échange ait vraiment été utile et que le collaborateur se sente valorisé et écouté

En tant que

opérateur / collaborateur

Je souhaite

que mes envies de montée en compétences et polyvalence soient réellement prises en charge après l'entretien

Afin

de conserver ma confiance en la hiérarchie et préserver mon bien-être dans l'entreprise

Idéation

Création et édition de trames

Permettre à l'utilisateur de créer et éditer différentes trames d'entretiens en fonction des profils de collaborateurs, en lui proposant un outil intuitif et polyvalent : questions ouvertes, grilles à choix unique, tableaux, blocs de notation, blocs de texte, etc.

Création et édition de campagnes d'entretiens

Permettre à l'utilisateur de créer autant de campagnes qu'il le souhaite en utilisant les trames crées au préalable, en ciblant un périmètre précis qu'il peut modifier à tout moment en fonction des imprévus du terrain.

Gestion de l'historique du collaborateur au sein de l'entretien

Proposer à l'utilisateur d'incorporer à ses trames le récapitulatif professionnel (derniers entretiens, fiche emploi, matrice de compétences et formations validées) de chaque collaborateur en amont de chaque entretien.

Création d'une interface de complétion partielle ou totale de l'entretien

Permettre aux utilisateurs de facilement compléter leurs entretiens en plusieurs étapes, avec sauvegarde de leur progression.

Création d'objectifs pour le collaborateur et mise à jour de ses compétences / formations

Permettre à l'utilisateur de créer des objectifs à niveau de priorité variable afin de fructifier et faciliter le suivi opérationnel de l'entretien, et faire gagner du temps aux deux parties en proposant une UX améliorée, où les utilisateurs peuvent modifier les compétences et faire des demandes / lancements de formations directement depuis la validation.

Optimisation globale de l'UI

Permettre à l'utilisateur un suivi "en coup d'oeil" de la progression des campagnes et complétions des entretiens, et lui permettre d'envoyer des rappels aux personnes susceptibles de prendre du retard sur leurs entretiens.

Solution

Création et édition de trames personnalisées : l'espace Entretiens est divisée en deux parties, Campagnes et Trames, où l'utilisateur peut dans cette dernière créer et paramétrer ses trames d'entretiens en fonction de ses besoins :

Création et édition de campagnes d'entretiens : une fois les trames créées, l'utilisateur peut rapidement créer des campagnes d'entretiens et cibler le périmètre de son choix, avec un contrôle précis sur sa sélection :

Permettre à l'utilisateur de compléter son entretien directement en ligne sans avoir besoin de l'imprimer.
Selon les paramètres établis préalablement dans la trame, afficher l'historique du collaborateur en amont de l'entretien et permettre depuis l'étape de validation de définir des objectifs au collaborateur, ainsi que de mettre à jour ses compétences, ses habilitations, et ses formations :

Optimisation globale de l'UI avec des indications claires et accessibles (jauges, codes couleurs, pourcentages...) sur la progression des campagnes et de leurs entretiens. L'utilisateur peut également envoyer des rappels pour accéler la complétion des entretiens par les responsables et autres collaborateurs :

Impact et résultats

Quelques retours des utilisateurs après tests et/ou implémentation :

Interface jugée plus claire et plus pratique que les moyens jadis utilisés pour suivre la complétion des capagnes et entretiens

La sélection du périmètre d'une campagne est appréciée pour sa rapidité, et limite les erreurs et autres "trous dans la raquette"

Le suivi de l'évolution professionnelle des collaborateurs est nettement plus concrète avec l'historique et la définition d'objectifs à prioriser

[En construction]

Design et évolution d’un SaaS de gestion de planning et des compétences pour les industriels